メールアプリの基本操作
パソコンを購入すると基本的にメールアプリがすでにインストールされていることも多いです。
紙媒体の手紙とは異なりメールであればすぐに相手の元へ届くため、すぐに連絡ができるのはもちろんですが、写真などのデータを送ることもできるのでうまく活用するだけで世界が広がります。
そんなメールアプリにおける基本的な操作を丁寧に解説していきますので、メールの使い方に不安がある方は参考にしてください。
- メールの執筆
- メールの送信
- メールの受信
- 写真や書類の添付
- 添付ファイルの保存
- メールの整理
- 署名を入れる
- 連絡先の登録
- メールのバックアップ
メールの執筆
まずはメールの執筆方法です。メール本文には相手にどんなことを伝えたいのかを自由に書くことができます。
メールの内容は「本文」と書かれたスペースに入力を行うのが基本となります。
同時にどのような要件でのメールなのか「件名」欄に書いておくことで、相手に一目で要件を伝えることができるため要点をまとめて入力するようにしましょう。
メールの送信
メールを送信する際には宛先が必要不可欠です。画面上部にある「宛先」欄に相手のメールアドレスを入力しましょう。
宛先、件名、本文の入力が終わったら送信ボタンを押すことで相手にメールが届けられます。
宛先は相手の住所のようなもので、間違えてしまうと別の人にメールが届けられてしまいます。
送信ボタンを押す前には送る相手を間違えていないか一度しっかりと確認してから送るようにしましょう。
メールの受信
メールの受信に特別な操作は不要で、自動的に行われます。回線の重さなどが影響してメールが届いていない場合には更新ボタンを押して届くのを待ちましょう。
自分の元に届いたメールは受信箱に入っているのでここから確認をしましょう。
送信時と同様で送信者と件名を見ることで誰からどのような要件でメールが送られてきたかがわかるので、ここを確認してからメールを開くようにしましょう。
もし、知らない相手から不審なメールが届いている場合にはメールや添付されているファイルを開かないようにすることでウイルス感染や個人情報流出などの被害を未然に防ぎましょう。
こちらについては後述する内容にて詳しく解説します。
写真や書類の添付
メールアプリでは携帯電話やデジタルカメラで撮影した写真などの画像ファイルや、データなどの書類ファイルをメールに添付することで相手に共有することができます。
一緒に旅行を楽しんだ友人に写真を共有したいときや、仕事用の文書を先方や社内に共有する際に使用します。
ファイルの添付は基本的にドラッグ&ドロップでメールの作成画面にファイルを持っていくことで添付できます。
また、メール作成画面にある「挿入」から対象のファイルを選択することでもファイルを添付することができます。
添付ファイルの保存
次は相手から送られてきたファイルを保存する方法です。上記の方法で添付されたファイルを保存して活用しましょう。
送られてきたファイル上で右クリックをすると「保存」という選択肢が出てくるのでこちらをクリックすることで保存ができます。
また、ファイルが複数送られてきた場合には「すべての添付ファイルを保存」を選択して一括で保存をしてしまうのがおすすめです。
メールの整理
メールを頻繁に活用するようになると、多くの人や企業からメールが大量に送られてくることになります。
これらのメールはすべて受信ボックスに届けられるため過去のメールがすぐに埋まってしまい、過去のメールの確認が大変になります。
そんなときには送ってきた相手や用途別にフォルダを作成し、メールを整理しておくことで快適にメールを使用できます。
送られてきたメール上で右クリックをし、「移動」を選択、該当するフォルダを選択するだけでメールを振り分けられるので非常に便利です。
署名を入れる
特にビジネス目的でメールを使用する場合にはメールの最下部に自身の署名を入れておくことが重要です。
しかし、毎回署名を入力するのは非常に面倒で、間違えて入力をしてしまわないようにあらかじめ署名を登録しておきましょう。
署名の登録はメールの作成画面からでも行うことができ、「署名の挿入」→「署名の管理」から新規追加が可能です。
所属している会社名や自分の名前、連絡先を見やすく入力しておくようにしましょう。
連絡先の登録
メールをよく送る相手であれば連絡先を登録しておくことで送信時の時短や宛先入力ミスを無くしましょう。
Windows 10を使用している場合には「People」アプリの画面上部の＋ボタンから名前やアドレスを登録することができ、次回以降メールを送信する際の手間が省けます。
メールのバックアップ
送られてきたメールは受信ボックスやフォルダに格納されているため、基本的に削除しなければいつでも見ることはできます。
特に重要なメールは誤操作で消してしまうことがないようにバックアップをとっておくことで対策することもできます。
メール本文の上部にある三点リーダー(・・・)をクリックし、名前をつけて保存を選択することでメールをサーバーではなくパソコン本体に保存することができます。
ファイルとして保存されたメールはパソコン内のフォルダに管理しておくようにしましょう。
メールの仕組み
上記ではメールアプリの基本操作を紹介しました。
ここからはメールがどのような仕組みで利用できているのかを解説していきます。
メールと手紙、原理はほぼ同じ
メールの基本操作で紹介したようにメールと手紙は紙媒体なのかデータなのかといった違いはあるものの基本的な仕組みは同じです。
宛先には相手の住所を書くのではなくアドレスを入力します。メールアドレスは重複することがないので住所と役目は同じで、誰のもとにメールが届けられるのかを決定します。
本文も手紙と同様で相手に伝えたいことを自由に入力することができます。
添付ファイルで写真を送る場合には写真そのものを送っているわけではありませんが、写真のデータを送ることで相手も写真を見ることができます。
このようにメールと手紙は基本的には同じ仕組みであることを理解しておきましょう。
メールアドレスの仕組み
メール送信には欠かせないメールアドレス。ここからは住所の役割を持つメールアドレスについて解説していきます。
abcdefg@hijk.com
例えば上記のようなメールアドレスがあったとしましょう。
メールアドレスは@の前後で違った役割を持ち、@の前にあるのは相手の名前であると考えて良いでしょう。
そして、@の後ろはドメインと呼ばれ、どのサービスを利用してメールをしているかを判別しています。
迷惑メールの対処方法
メールアプリを利用していると稀に不審なメールが届く可能性もあります。
差出人が誰かわからない場合や実在する企業の名前に偽装して無関係の別人がメールを送ってきていることもあるので注意しましょう。
迷惑メールの中にはコンピューターウイルスが仕込まれていたり、悪質な場合には個人情報や金銭を取られたりするものもあるのでしっかりとした知識をつけておくようにしましょう。
不審なメールは開かない
まず簡単な対処法として、差出人がわからないメールや件名に違和感のあるメールは開かずに削除するようにしましょう。
特に添付されているファイルは絶対に開いてはいけません。
また、友人から送られてきたメールであっても特に連絡がなくファイルが添付されていた場合には本当に本人が送ったものなのかどうかを確認してから開くようにしましょう。
コンピューターウイルスの中には感染するとウイルスの含まれたファイルを手当たり次第に送信し拡散する悪質なものもあるため、必ず自衛するようにしてください。
挙動がおかしいときはウイルス感染を疑う
メールに添付されていたファイルを開いてからパソコンが固まるようになる、知らない間にメールが送信されているといったおかしな挙動を確認したらコンピューターウイルスへの感染を疑いましょう。
ウイルスに感染しないためにも、ウイルス感染後に個人情報などが盗まれないためにもアンチウイルスソフトを導入して対策しておきましょう。
参考：【今すぐにできる対策】ウイルスチェックの方法と感染した際の対処法
自分で解決せずプロに相談
万が一コンピューターウイルスに感染してしまった場合には自分だけでなく周囲の人間にも被害が及ぶ可能性があります。
自分の個人情報を守るためにもプロの専門業者に駆除や対策の依頼をして安全にインターネットを利用しましょう。
弊社ではウイルス駆除や対策はもちろん、パソコンや周辺機器のトラブル全般を対応しており、修理に関するご相談はフリーダイヤルにて承っております。
また、作業前に金額を提示させていただき、ご納得いただいたあとに作業を行うため作業後に不当な料金を請求されることもありません。
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