【初心者向け】WordやExcelの使い方がわからない！という方へ簡単に解説

Word、ExcelはMicrosoft（マイクロソフト）の製品

Word、ExcelはMicrosoft社が開発した「Microsoft Office（マイクロソフト オフィス）」の製品のひとつです。
Officeにはビジネス用のアプリケーションが多く取り揃えられており、各アプリケーションによって役割が異なります。
ポピュラーなものだとそれぞれ以下のような役割を持っています。

Word、Excelの特徴

Word

Wordは契約書や仕様書、報告書などを作成する際によく用いられます。
大学のレポート作成などで使用している方も多いことでしょう。
Wordは文章の見た目を整える機能が多数搭載されており、行間・文字間、段落の調整や表の作成、見出しの見栄え調整などを簡単に行うことが可能です。
また文章校正機能も付いているため、誤字や脱字、表記ゆれやおかしな言い回しを指摘してくれます。

ファイル形式はWord文書形式（.docx）です。

Excel

Excelは表計算やデータの集計、グラフの作成など数値・計算が必要となる資料の作成に適しています。
「セル」と呼ばれる一つ一つのマス目に文字や数値を入力することが可能です。
また入力した数値は表示形式（見た目）の変更も可能で、「金額」「割合」「日付」などを選択できます。
例えば、「16500」というセルに「金額」の表示形式を適用すると、入力した数値を変更することなく「16,500円」という見た目に変更されます。
そのほか、関数やマクロ機能を使用すればさらに効率的にデータを処理することができます。

ファイル形式はExcelブック（.xlsx）です。

Wordに関するよくある質問

1ページあたりの行数は増やせる?

「行数がちょっと増えたため、文章の一部が次のページにはみ出してしまった」という場合は、1ページあたりの行数を増やしてページ数を減らしましょう。
まずは「レイアウト」タブの「ページ設定」にある「↓」ボタンをクリックして「ページ設定」画面を表示します。
「文字数と行数」タブにある「文字数と行数の指定」で「行数だけを指定する」を選び、「行数」に表示されている数値を増やしてください。
この設定に合わせて行間隔(行送り)が自動的に狭くなります。

文字列の左右幅を揃えたい

箇条書きなどで項目名を列挙するときに、各項目名の文字数が一定でないと不揃いな印象になってしまいます。

とくに上の例のように、「日時」「集合場所」「参加費」の文字数が異なっていると、空白を挿入して配置を調整することも困難です。
そこで「均等割り付け」を実行して、それぞれの項目名の表示幅を統一しましょう。
ここでは一番文字数の多い「集合場所」の「4字」を基準にします。
「日時」を選択後、「ホーム」タブの「段落」にある「均等割り付け」ボタンをクリック。
表示された画面の「新しい文字列の幅」で「4字」を指定します。
同じように「参加費」に対しても「4字」を設定して「OK」ボタンをクリックすると、各項目名が「集合場所」と同じ4字の左右幅で表示されます。
なお、文字列を選択しない状態で「均等割り付け」ボタンをクリックすると、カーソルを置いた行の文字すべてがページの端から端までいっぱいに均等配置されてしまいます。

行間を調整する方法は?

文字サイズを拡大して行間が大きく広がったときは行間隔を設定します文字サイズを大きくしたときに、急に行間隔が開いてしまうことがあります。

このようなときは、行間の設定を変更することで解決できます。
あらかじめ設定対象の行を範囲選択し、「ホーム」タブの「段落」にある「行と段落の間隔」ボタンをクリックして、メニューから「行間のオプション」を選びます。
「インデントと行間隔」タブの「行間」で「固定値」を選び、間隔の数値を指定してください。
ここで指定する数値は文字サイズのポイント数と共通なので、文字サイズより少し大きい数値を指定するといいでしょう。

1ページの文字数をきっちり決めて書きたい

1行あたりの文字数を指定する方法もありますが、ワードでは20字×20行の「400字詰め原稿用紙」の書式を使って文字入力できます。
「レイアウト」タブの「原稿用紙設定」ボタンをクリックし、現れた画面の「スタイル」で「マス目付き原稿用紙」を選び、「文字数×行数」で「20×20」を選ぶと、400字詰め原稿用紙の画面が表示されます。

一行の左端と右端に文字入カしたい

同じ1行に左揃えと右揃えの両方を設定することができます。
最初に左揃えしたい文字列を入力し、その後、同じ行の右端にポインタをもっていきます。
すると右揃えのマークが表示されるのでダブルクリックしてください。
その場所に文字が入力できる状態になるので、右揃えしたい文字列を入力します。
この方法を使えば、後から右揃えの文字列を変更して文字数が増減した場合も、スペースなどで文字間の幅を調整する必要が無く便利です。

Excelに関するよくある質問

Excelでの計算方法が分からない

Excelでは、表に示した演算記号と、数値やセル番号を組み合わせて数式を入力します。
例えば単純な掛け算をしたい場合、まずはセルをクリックして「=(等号)」を入力し、次に掛けられる値を入力します。
このとき数値そのものを入力してもかまいませんが、通常はセル番号を入力します。
これを「セル参照」と呼びます。
セル参照にしておけば、セルに入力されている値を利用でき、そのセルの値が変わると計算結果も自動的に変化します。
セル番号は目的のセルをクリックすれば入力できます。
続いて掛け算の記号「*(アスタリスク)」を入力し、さらに掛ける値をもつセルをクリックします。
ここで「Enter」キーを押すと、計算結果が表示されます。
さらに、式を入力したセルのフィルハンドル(セル右下の小さな「■」)をドラッグし、数式をコピーすると、セルの場所に応じて参照セルが変化し、適切な計算結果が表示されます。

通し番号を振るのが面倒

エクセルで表を作成していると、連続するデータ(例えば通し番号)を入力しなければならないケースがあります。
そういう場合に、いちいち「1」「2」「3」…と入力するのは面倒です。オートフィルという機能を活用しましょう。

通し番号を付ける場合、方法は3つあります。
以下の方法を使えば「1」「2」「3」…という通し番号を瞬時に作成できます。

見出しの行や列を固定したい

「表示」タブの「ウィンドウ」にある「ウィンドウ枠の固定」を利用して、表の見出し部分を固定します。
表の先頭行が画面の最上部に表示されている状態で、このボタンを押し、メニューから「先頭行の固定」を選びます。
すると、画面をスクロールしても、表の1行目は固定されたままで、常に表示状態になります。
同様に、「先頭列の固定」では、画面の左端列を固定できます。
元に戻す場合は、「表示」タブ→「ウィンドウ枠の固定」→「ウィンドウ枠固定の解除」を選びます。

Word、Excelの便利な機能

【Word】コメント機能

Wordの文章に対する備考や伝達事項などを追加するときにはコメント機能が便利です。
また、Wordで書かれた文章がほかの人から送られてきたときに訂正箇所を伝えるという場面でも非常に役立ちます。

コメント機能を使用したいときは該当テキストを選択し、メニューの「校閲」→「コメントの挿入」をクリックするか、テキスト選択後にテキスト上で右クリック→「新しいコメント」を選択することで使用できます。

【Word】文書にパスワードをかける

Wordファイルを外部に送るときなど、セキュリティ対策としてパスワードを設定しておいた方がよい場合はこちらのパスワード機能を使用しましょう。
パスワード設定は、メニューの「ファイル」→「情報」→「文書の保護」→「パスワードを使用して暗号化」から可能です。

【Excel】関数

関数とはある決まった計算をする際にとても便利な数式です。
関数にはいくつか種類があり、複数セルの合計値や平均値を計算したり、条件に合うセルから情報を取り出したりすることが可能です。
特に以下の5つの関数は使用頻度が高い傾向にあります。

【Excel】リスト入力機能

リスト入力機能とは、あらかじめリスト（いくつかの項目）を用意し、特定範囲のセルのみそのリストから項目を選択することでデータを入力することができる機能です。
この機能を使用することでデータ入力の手間を短縮したり、入力内容のミスや表記ゆれを減らしたりすることできます。

【Excel】ピボットテーブル

ピボットテーブルは元データとなるリスト形式のデータを集計、分析する際に便利な機能です。
例えば、「日付」「商品名」「売上個数」「売上金額」が記録されているリスト上の元データがあった場合、「月別の売上金額」「商品ごとの売上個数」などを集計することができます。
ピボットテーブルは以下の手順で使用することができます。

Word、Excelに関するお困りごとはファストPCリペアへ

以上、WordやExcelについてのよくある質問、便利な機能などをご紹介しました。
Office製品は便利な反面、搭載されている機能が多いため慣れるまでには学ぶことがたくさんあります。
使用用途に合わせて便利な機能を使いこなしましょう。

「もっとWordやExcelを使えるようになりたい」「レクチャーしてほしい」という方はぜひファストPCリペアにご相談ください。
ファストPCリペアではOfficeを初めて使用する方やもっとパソコンを使いこなしたいという方に向けてパソコン活用レッスンを行っております。
パソコン修理サポートのプロがお客様のペースに合わせて、難しい用語を使用せずにレッスンを行います。
全国対応を行っておりますので、ご自宅へ駆けつけてお客様のいつもの環境やパソコンを使用してレッスンを行うことも可能です。

お問い合わせは年中無休で承っておりますので、まずはお気軽にご相談ください。

Word、Excelに関するトラブル解決事例

ファストPCリペアでは実際にWord、Excelに関するお困りごとの解決を行なっております。
その中の一部ではありますが、過去に行なった解決事例をご紹介します。

トラブル解決事例1

パソコンのレッスンをご希望のお客様からご依頼頂いた際の事例です。
昨日パソコンを購入し業者にセットアップをしてもらったが、印刷の設定等細かいことでわからないことがある、との事でした。

以前使っていたのがWindows 7であり、この度Windows 10にしたため、見た目が大きく変わり使い方がわからなくなってしまったとのこと。

そこでフォルダの作成方法、印刷方法、Word、Excelの操作方法をレッスンさせていただきました。

レッスンにかかった時間や料金等は以下の詳細ページよりご確認ください。

修理事例：京都府宇治市 デスクトップパソコンのレッスン希望／NEC Windows 10

トラブル解決事例2

こちらの事例ではExcelの表で循環参照が発生しており、お困りのお客様からのご相談です。

循環参照しているセルを特定し、循環参照している計算式を削除。
正しい計算式となるように関数を入力し直しました。

またそれとは別件でもう一台のノートパソコンがシステム不良を起こしている状態とのことでした。
お客様とお話し、このノートパソコンはご利用頻度が少ないとのことで、今回ノートパソコンについては修理は行わず、診断のみということで作業完了とさせていただきました。

事例に関する詳細はこちらの記事をご確認ください。

修理事例：京都府京都市右京区 デスクトップパソコンのソフト関連トラブル

これ以外にもWordやExcelにまつわるトラブル解決事例は豊富にございます。
もしもお困りのことがありましたら、いつでもお気軽にご相談ください。